VERIFIKASI DAN UJI PETIK ARSIP SATKER LINGKUP BSIP

Malang, 2 September 2024 - Dalam upaya untuk menyelamatkan dan memastikan kelayakan arsip eks Badan Litbang Pertanian, Biro Umum dan Pengadaan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian menyelenggarakan kegiatan verifikasi dan uji petik arsip statis. Kegiatan ini dilaksanakan pada 2 September 2024 bertempat di ruang Stevia, Balai Pengujian Standar Instrumen Pertanian Tanaman Pemanis dan Serat (BSIPTAS) di Malang, Jawa Timur.

Acara ini dihadiri oleh pejabat, arsiparis atau pengelola arsip dari beberapa Unit Kerja (UK) dan Unit Pelaksana Teknis (UPT) di wilayah Jawa Timur meliputi Balai Penerapan Standar Instrumen Pertanian (BSIP) Jawa Timur, Balai Pengujian Standar Instrumen Tanaman Pemanis dan Serat (BSIPTAS), Balai Pengujian Standar Instrumen Tanaman Jeruk dan Buah Subtropika (BSIP Jestro), Balai Pengujian Standar Instrumen Tanaman Aneka Kacang (BSITAKA), dan Loka Pengkajian Standar Instrumen Ruminansia Besar (BSIP Ruminansia Besar). Dari BSIP Jawa Timur hadir Elok Wahyu Rinasari, Indriana Ratna Dewi, SP dan Ella Atika Sari.

Tim Pengelola Kearsipan dari Biro Umum dan Pengadaan Sekretariat Jenderal Kementerian Pertanian, yang dipimpin oleh Sdr. Lucky Engel K., S.Hum, melakukan proses verifikasi secara mendetail terhadap arsip statis yang ada. Proses ini mencakup pengecekan langsung terhadap data yang telah diinput ke dalam sistem, serta pencocokan judul dan kelengkapan arsip dengan fisik arsip yang tersedia. Tujuan utama dari verifikasi ini adalah untuk memastikan bahwa arsip-arsip tersebut dalam kondisi baik dan memenuhi standar pengelolaan arsip yang ditetapkan.

Proses verifikasi ini menjadi penting guna memastikan bahwa arsip yang kita miliki tidak hanya lengkap secara administratif, tetapi juga sesuai dengan standar fisik dan keamanan yang ditetapkan. Arsip yang telah terverifikasi akan diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sehingga dapat diarsipkan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah di masa mendatang. Selain proses verifikasi, kegiatan ini juga mencakup uji petik arsip untuk memastikan keakuratan dan kesesuaian informasi yang tercatat dalam arsip dengan kondisi fisiknya. Uji petik ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki potensi masalah sebelum arsip diserahkan kepada ANRI.

Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen Kementerian Pertanian untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di seluruh unit kerja. Melalui verifikasi dan uji petik arsip ini diharapkan dapat meningkatkan sistem pengelolaan arsip di lingkungan Kementerian Pertanian, serta mendukung upaya pelestarian arsip sebagai sumber informasi. Dengan demikian arsip yang diserahkan kepada ANRI akan memiliki kualitas yang baik dan dapat diakses secara optimal.